Aksjeeierbok: krav, innhold og føring

Aksjeeierboken er selskapets offisielle register over hvem som eier aksjene. Den skal opprettes straks selskapet er stiftet, og holdes oppdatert så lenge selskapet finnes. Likevel er den i mange selskaper et regneark ingen har åpnet siden stiftelsen. Her er kravene, og hvordan du holder boken i orden.

Dette krever aksjeloven

Når selskapet er stiftet, skal styret uten opphold opprette en aksjeeierbok (§ 4-5). Den skal føres på betryggende måte og kan føres elektronisk. Ansvaret ligger hos styret, og det forsvinner ikke selv om føringen i praksis gjøres av daglig leder eller regnskapsføreren.

Dette skal aksjeeierboken inneholde

• aksjeeierne i alfabetisk orden, med navn eller foretaksnavn
• fødselsdato eller organisasjonsnummer
• adresse
• antall aksjer per eier
• aksjenes nummer
• aksjeklasse, hvis selskapet har flere

Aksjenumrene er punktet flest slurver med. De avgjør hvilke aksjer som er overdratt, og uten dem blir historikken umulig å rekonstruere den dagen noen spør.

Alle kan kreve innsyn

Aksjeeierboken skal være tilgjengelig for enhver (§ 4-6). Aksjeeiere, kreditorer, journalister og hvem som helst ellers kan be om å få se den, og selskapet må kunne legge den frem.

Ved eierskifte

Når aksjer skifter eier, skal den nye eieren meldes inn i selskapet, og styret fører eierskiftet inn i aksjeeierboken uten opphold når ervervet er godtgjort (§ 4-7). Selskapet skal deretter gi den nye eieren melding om innføringen. Husk at erverv som hovedregel krever styrets samtykke, og at de andre aksjeeierne har forkjøpsrett, med mindre vedtektene sier noe annet.

Aksjonærregisteroppgaven til Skatteetaten bygger på aksjeeierboken. Feil der forplanter seg til aksjeeiernes skattemeldinger, så en àjourført bok sparer både selskapet og eierne for oppretting i januar.

Vanlige feil

• Flere versjoner av samme regneark, og ingen vet hvilken som gjelder.
• Overdragelser og emisjoner som aldri ble ført inn.
• Aksjenumre som mangler eller overlapper.
• Historikk uten dokumentasjon: ingen avtaler eller styrevedtak bak endringene.

Aksjeboken i Styrbord

I Styrbord føres aksjeeierboken som en rekke transaksjoner: stiftelse, overdragelser, emisjoner. Hver endring er dokumentert, aksjenumrene henger sammen, og boken er alltid àjour. Når revisor, banken eller en kjøper spør, laster du ned en utskrift etter aksjelovens krav.