Styreprotokoll: krav, innhold og signering

Alt styret behandler, skal dokumenteres i en protokoll (aksjeloven § 6-29). Protokollen er styrets viktigste dokument: den beviser hva som ble besluttet, hvem som deltok, og at behandlingen fulgte loven. Her er kravene, og noen råd for en protokoll som holder.

Minstekravene i § 6-29

Protokollen skal minst angi:

• tid og sted for behandlingen
• hvem som deltok
• behandlingsmåten, for eksempel møte eller skriftlig behandling
• styrets beslutninger
• at styret var vedtaksført, altså at mer enn halvparten av medlemmene deltok (§ 6-24)
• hvem som stemte for og imot, hvis beslutningen ikke var enstemmig

Et styremedlem eller en daglig leder som er uenig i en beslutning, kan kreve å få sin oppfatning ført inn i protokollen.

Protokoll er ikke referat

Protokollen skal dokumentere beslutningene, ikke gjengi diskusjonen. Et langt møtereferat svekker dokumentet: uttalelser tatt ut av sammenheng kan skape tvil om hva styret faktisk besluttet. Skriv vedtakene fullstendige og presise, og hold resten kort.

Hvem skal signere

Protokollen skal underskrives av alle styremedlemmene som deltok i behandlingen. Har styret minst fem medlemmer, kan det i stedet velge to til å underskrive. Da skal utkastet sendes alle medlemmene, som kan kreve merknader ført inn (§ 6-29).

Elektronisk signering er tillatt

Aksjeloven likestiller elektronisk signatur med underskrift på papir (§ 1-6). Protokollen kan derfor signeres digitalt, og det er god grunn til å gjøre det raskt: en protokoll som signeres mens møtet er ferskt, blir sjelden liggende usignert til neste møte.

Oppbevaring

Protokollene skal oppbevares i hele selskapets levetid. De skal også kunne finnes igjen: revisor, nye styremedlemmer og en mulig kjøper av selskapet vil alle be om dem. En samlet, kronologisk protokollrekke er noe av det første som skaper tillit i en gjennomgang.

Slik blir protokollen til i Styrbord

I Styrbord skriver protokollføreren vedtakene mens møtet pågår, med forslagene fra innkallingen som utgangspunkt. Når møtet fullføres, genereres protokollen som PDF med deltakere, vedtaksførhet og vedtak, klar til elektronisk signering. Den signerte protokollen arkiveres på møtet, så rekken alltid er komplett.